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第一部分 学会掌控流程

说到工作与生活失衡，每个现代社会的职场人可能都有话要说。大家都感觉活得太累了，生活快被工作占满了，恨不得24小时在线，就这工作还经常做不完。

但是，除了一些技术型执行岗，比如某个互联网公司的产品技术部门，项目排得实在很密，然后工程师人手又不够，那为了及时完成项目，大家真的不得不加班加点，有时候甚至要彻夜通宵赶进度。

这个时候，办公室多少有点像彻夜轰鸣的建筑工地。其实计算机工程师和建筑工人的工作，的确有一个相似点，就是工作效率都基本固定，工作产出的多少取决于时间投入。所以，很多程序员和技术工作人员经常开玩笑，把自己的工作说成“搬砖”。

除了这样工作效率基本固定的岗位，大多数人出现“工作太忙，完全顾不上家里”的情况，多多少少都有时间分配和条理性的问题，就是，理不清楚什么时候要做什么事，无论上班还是下班都有一脑门的没解决的事。这样，压力就会无孔不入了。

那怎么才能理清楚呢，作者艾伦给出了一个横向管理工作五步模型。

就是咱们前面讲到李靖处理哪吒问题时的五个步骤，包括：第一步，叫捕捉，也就是收集一切引起我们关注的信息；第二步，叫明确意义，就是对收集到的信息进行处理；第三步，叫组织整理信息；第四步叫深思，也就是反省；最后是参与和执行。

我们一个一个来看。

首先来看横向管理工作五步模型的第一个步骤“捕捉”。

书里对这个流程的定义是：“搞清楚眼前的实际状况，把可能和你关注的事情有关的所有信息收集起来”。注意，定义中有这样一个词：“所有”。作者建议我们在这个步骤中，先不急着进行预判和筛选，这一步你要做的就是把你所关注的事件的全部相关信息都记录下来。

这一步用到的方法可以分成两大类：一类是记录；一类是更新。

“记录”就是用各种工具把所有信息记录下来。目前还有哪些工作悬在心上，要出一个项目方案；比如，要打电话争取一个意向还不明确的新客户；要和一个老客户沟通项目进度；要招人面试等等等等，全都记下来。用传统的纸笔、白板、有日程表功能的日历、记事本、录音笔，手机，用啥工具记都行，看你的习惯。记下来之后，形成各式各样的分类主题清单。这一步的直接目的是建立起各式各样的主题与项目清单，方便日后查找、跟踪与更新。

更新呢，就是持续维护这个主题分类清单。要知道所谓的“信息捕捉”绝不是说你找个时间，坐那儿吭哧吭哧列出一张购物单一样的列表就一次性搞定了，它是一个需要持续回顾并更新的过程。

举个最简单的例子，你今天刚刚列好的清单里有这样一条信息：今天整理好信息，明天打电话给客户周某某沟通项目进度。然而实际上当天下午你的客户就打电话给你，并且和你在电话里把项目进度沟通完毕了。所以你需要及时地在清单中把这条划掉。这就是清单的动态更新。

这一步的目的有两个，一是建立庞大的信息库以便下一步分析使用；二是你可以通过这个方式来清空大脑，为自己减压。

横向管理工作五步模型的第二个步骤是，明确意义。顾名思义，说的是对你在第一步骤里捕捉到的信息进行判断、分类，明确每个信息的意义，然后思考下一步处理方案。

在这个阶段你只需要问自己三个问题：第一，我是否采取行动；第二，如果采取行动，我期待的结果是什么；以及第三，如果采取行动，那下一步该怎么做。

这个步骤相对比较简单。用另外一位美国时间管理大师史蒂芬·柯维发明的重要又紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急的四象限法则就能很好地操作。

（这个四象限表格大家可以在音频下方的文稿中查看。）

当你把清单里的信息都塞进这个四象限之后，哪些优先处理，哪些重点关注，哪些直接抛弃就一目了然了。

通常来说，我们需要优先处理重要且紧急的事情，比如危机事件、健康问题；但是我们要将时间和精力主要用在重要但不紧急的事务上，比如经营亲密关系，锻炼，防止这些事务被拖延升级为紧急事件，让你应接不暇；对于不重要且不紧急的事情，比如看电视，我们要尽量少去做。

接下来，横向管理工作五步模型第三个步骤，组织整理。从操作层面上来说呢，“组织整理”是第二个步骤“明确意义”的进一步延伸。具体怎么组织整理信息呢？

作者在《搞定》那本书里就提出了一个很好用的方法，叫3D原理。